۷ روش برای استفاده بهتر از امکانات آفیس ۳۶۵

احتمالا تا به حال نام آفیس ۳۶۰ را شنیده‌اید؛ مجموعه‌ای از اپلیکیشن‌های آشنای آفیس را می‌گوییم. البته این تعریف بیشتر آفیس ۳۶۰ در یک دهه قبل را نشان می‌دهد که البته امروز دستخوش تحولات زیادی شده است.

ابنابراین اگر همچنان آفیس را با ورد، اوت لوک، اکسل و مواردی از این دست برابر می‌دانید احتمالا از بسیاری قابلیت‌های آفیس ۳۶۰ بی اطلاع هستید. در این بخش در نظر داریم نکاتی را برای استفاده شما از این مجموعه نرم‌افزاری بیان کنیم.

۱-اول بدانید برای چه پول می‌دهید

برای آنکه بیشترین بهره را از آفیس ۳۶۰ ببرید لازم است در ابتدای امر مطمئن شوید که برای چه پول می‌دهید. بهتر است با نسخه‌های هوم این محصول شروع کنید. مجموعه Office Home&Students نرم‌افزارهای ورد، اکسل، پاورپوینت و وان نوت را در برمی‌گیرد که هزینه‌ای برابر با ۱۱۹.۹۹ پوند دارد و بعد از پرداخت هزینه تنها می‌توانید آن را روی یک دستگاه نصب کنید.

 

در مرحله بعد به نسخه‌های اشتراکی می‌رسیم:

آفیس ۳۶۵ پرسونال هزینه اشتراک سالانه‌ای برابر با ۵۹.۹۹ پوند دارد و نسخه هوم ۷۹.۹۹ پوند هزینه در بر دارد. در نسخه پرسونال می‌توانید مواردی شامل اوت لوک، پابلیشر و اکسس را به ترکیب ذکر شده قبلی اضافه کنید و همزمان امکان استفاده از یک ترابایت فضای ذخیره سازی در وان‌درایو را هم داشته باشید. اما در مورد آفیس ۳۶۵ هوم باید بگوییم که درست همان نسخه پرسونال است منتها با این تفاوت که می‌توانید از آن روی ۵ دستگاه پی‌سی یا مک و همچنین پنج اسمارت‌فون و تبلت استفاده نمایید. لازم به ذکر است که هر کدام از این دستگاه‌ها هم به یک ترابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان در وان‌درایو دسترسی خواهند داشت. با در نظر داشتن آنچه گفته شد روشن است که هوم برای استفاده خانواده‌ها طراحی شده و برای داشتن آن باید سالانه هشتاد پوند پرداخت نمایید.

تعرفه‌های سازمانی استفاده از این مجموعه نرم‌افزاری اما کمی پیچیده‌تر است. سه نسخه کوچک سازمانی برای آفیس ۳۶۰ وجود دارد (بیزنس اسنشیال، بیزنس و بیزنس پریمیم) که به ترتیب هزینه‌ ماهانه‌ای برابر با ۳.۸۰، ۷.۹۰ و ۹.۴۰ پوند باید بابت استفاده از‌ آنها پرداخت نمایید. نسخه بیزنس برای سیستم‌های دسکتاپی طراحی شده، نسخه اسنشیال برای سرورهاست (شامل شر پوینت، تیمز و وان درایو) و در نهایت به نسخه بیزنس پریمیم می‌رسیم که هر دوی اینها را در قالب یک مجموعه در اختیارتان قرار می‌دهد و ابزارهای دسکتاپی و سروری را به صورت یکجا در خود دارد (اما تنها برای ۳۰۰ کاربر امکان استفاده از آن وجود دارد).

در گروه سازمانی اما نسخه E1 وجود دارد که نسخه سازمانی از بیزنس اسنشیال محسوب می‌شود. آفیس ۳۶۵ پرو پلاس یک نسخه سازمانی از بیزنس سازمانی است در حالی که E3 و E5 هم دسکتاپی هستند و هم سروری. اما در مورد قیمت‌ها باید بگوییم که از ۶ پوند در ماه شروع می‌شوند و تا ۳۰.۸۰ پوند در ماه ادامه می‌یابند.

همانطور که مشاهده می‌کنید گزینه‌ها بسیار متنوع هستند و ضروریست که در زمان خرید توجه کافی به انتخاب‌ها شود.

 

۲- مطمئن شوید اپلیکیشن‌ها همان قابلیت‌هایی را دارند که شما می‌خواهید

اینکه مبلغی را به عنوان حق اشتراک استفاده از یک پکیج نرم‌افزاری پرداخت کنید و بعد متوجه شوید قابلیت مدنظر شما را شامل نمی‌شود یا آن را به صورت نصفه و نیمه در خود دارد می‌تواند بسیار ناامید کننده باشد.

به همین خاطر بهتر است در ابتدا نگاهی به پکیج‌های نر‌افزاری بیاندازیم. هوم یکی از گزینه‌های خوب است زیرا تا پنج نفر می‌توانند از آن استفاده کنند و صرفا هم به ویندوز اختصاص ندارد و کاربران مک نیز می‌توانند از آن استفاده نمایند. امکانات در نظر گرفته شده برای نسخه‌های ویندوزی و مک نیز تقریبا با هم برابری می‌کنند هرچند برخی ممکن است نظرشان این باشد که نسخه‌ ویژه مک قابلیت‌های کمتری دارد. در هر صورت باید به خاطر داشته باشید که پابلیشر و اکسس صرفا مختص به ویندوز هستند.

 

البته پشتیبانی از اندروید و iOS نیز برای کاربران هوم فراهم است اما مجددا باید تصریح کنیم که محدودیت‌هایی در این رابطه وجود دارد. نسخه‌های ویژه این دو پلتفرم موبایلی در کنار نسخه ویژه ویندوز استور براساس یک سورس کد نوشته شده اند و برخی قابلیت‌های کلیدی را در خود ندارند که از آن جمله می‌توان به برنامه نویسی در میاس گسترده اشاره کرد. اما زمانی به چندین سیستم عامل موبایلی دسترسی داشته باشید می‌توانید مطمئن باشید که دیگر محدود به اندروید یا iOS نیستید.

 

۳-اپلیکیشن‌های تحت وب را نادیده نگیرید

مایکروسافت به کاربران نسخه‌های بیسیک هوم توصیه می‌کند که از وان درایو استفاده کنند و معتقد است که این کار می‌تواند به نفع خیلی‌ها باشد.

این توصیه ما را به مرحله بعدی که همانا نسخه‌های تحت وب آفیس هستند می‌برد. البته روشن است که کاربران همواره هم به تمامی اپلیکیشن‌ها نیاز نخواهند داشت و این مساله خصوصا در مورد دستگاه‌های موبایل صدق می‌کند که بیشتر کالایی مصرفی هستند تا تولید کننده محتوا. با این همه حتی کاربران این دستگاه‌ها نیز گاهی اوقات باید به اسناد، صفحات گسترده یا فایل‌های ارائه دسترسی داشته باشند.

 

برای این منظور تنها کاری که باید انجام شود باز کردن آفیس ۳۶۵ است که در این صورت از طریق مرورگر خود هم به دیتای وان درایو و هم قابلیت‌های ابتدایی و اولیه هر اپلیکیشن دسترسی خواهید داشت. در نظر داشته باشید که هیچ دیتایی درون کامپیوتر شما دانلود نمی‌شود و دیتای شما نیز فضای کلاود را ترک نخواهد کرد. از طرفی چنانچه دیتای لاگین خود را در مرورگر ذخیره نکرده باشید می‌توانید مطمئن باشید که اطلاعات مذکور در امنیت کامل هستند.

 

۴-از تعاما لحظه‌ای استفاده نمایید

آفیس ۳۶۵ برخی ابزارهای پنهان هم دارد که می‌توانید از آنها نیز استفاده نمایید. بعد از لاگین کردن در پورتال آفیس ۳۶۵ لیستی از کلیه ابزارهایی که در اختیارتان قرار دارد را مشاهده می‌کنید که نام‌های آشنایی چون اکسل، ورد و پاورپوینت را شامل می‌شوند. قبل از آنکه کارتان را با هرکدام از این نسخه‌ها شروع کنید باید در نظر داشته باشید که نسخه‌های آنلاین این اپ‌ها اخیرا امکان تعامل در لحظه را پیدا کرده‌اند و در نتیجه حالا چند نفر می‌توانند به صورت همزمان از این ابزارها استفاده کنند. جالب آنکه امکان این نوع استفاده همراه به نسخه‌های دسکتاپی اپ‌ها نیز وجود دارد  اما برای این کار باید  اپ‌های خود را در وان درایو یا وان درایو برای بیزنس ذخیره نمایید. خوشبختانه این قابلیت به زودی به دراپ‌باکس و دیگر ارائه دهندگان خدمات ذخیره‌سازی ابری هم می‌آید اما تیم دراپ‌باکس فعلا مشغول کار است تا نسخه اختصاصی خود به نام دراپ‌باکس پیپر را ارائه نماید.

 

اما حتما تایید می‌کنید اینکه بتوانید همراه با همکاران خود به صورت آنی روی یک فایل کار کنید تا حدود زیادی در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند و اثرگذاری آن نیز قطعا از ارسال ایمیل و منتظر ماندن برای دریافت پاسخ بیشتر است.

 

۵-کنترل اجزای سروری را به دست بگیرید

اگر قصد خرید این پکیج نرم‌افزاری برای سرور را دارید باید در نظر داشته باشید که سازگاری پکیج تا حدود زیادی به نوع اشتراک شما مربوط می‌شود. یکی از امکانات سروی آفیس ۳۶۵ Security& Compliance است که مجموعه کاملی از ابزارها را برای مدیریت دیتا در اختیارتان قرار می‌دهد. برای مثال می‌توانید برای فیلتر کردن ایمیل‌های‌تان به بخش تنظیمات بروید  و قوانین پیروی شونده برای این منظور را مطابق با خواست خود تغییر دهید.

شاید بخواهید همه اطلاعات اتدا برای یک سرویس ایمیلی اکسترنال ارسال شوند یا اینکه تمامی ایمیل‌های دریافتی از یک دامنه مشخص یا IP آدرس مسدود نمایید. برای این منظور صرفا کافیست به بخش ادمین سنتر بروید و Exchange Server را انتخاب نمایید. بعد از این کار به بخش Protection بروید و در آنجا فیلتر بدافزاری و اسپم خود را پیکره‌بندی نمایید.

شما همچنین می‌توانید از قابلیت دیگری به ام DomainKeys Identified Mail استفاده نمایید که در اصل نوعی فرایند احراز هویت است و هم فرستنده و هم گیرنده ایمیل را از حملات فیشینگ حفظ می‌کند. می‌توانید امضاهای DKIM را به دامین‌های خود اضافه نمایید  تا گیرنده‌ها پیام‌های ایمیلی ارسالی از سوی سازمان شما را شناسایی کنند و مطمئن شوند که بعد از ارسال تغییری در آنها اعمال نشده است. این کار زمان زیادی از شما نمی‌گیرد و در سطح سروری انجام می‌گیرد و به همین خاطر تنظیم آن روی اپلیکیشن‌ دسکتاپی تک تک کاربران به مراتب ساده‌تر خواهد بود. تنظیم قابلیت احراز هویت، گزارش دهی و مطابقت پیام‌ها (DMARC) و Sender Policy Framework نیز به همین میزان ساده است. در همین حین که در مرکز مدیریت یا ادمین سنتر هستید می‌توانید نگاهی به امکانات Message Trace و دیگر قابلیت‌های Mail Flow بیاندازید تا مطمئن شوید همه چیز همان شکلی است که می‌خواهید.

 

۶-منتظر بحران نباشید

یکی دیگر از بخش‌های Exchange Server مدیریت انطباق‌پذیری یا Compliance Management است که به شما امکان می‌دهد فرایند نظارت و نگهداری ایمیل‌ها را تحت نظر داشته باشید. با این کار می توانید مطمئن شوید که یک کاربر نمی‌تواند هرآنچه تمایل داشت را دیلیت نماید و امیدوار باشد که از سرور نیز حذف شده. شما به عنوان ادمین کنترل کامل روی این موضوع دارید و در نتیجه عاقلانه‌تر این است که از چند و چون عملکرد سیستم خود آگاه باشید.

در واقع، هرچه بیشتر در بخش Security& Compliance دقیق شوید به اطلاعات بیشتری در مورد قابلیت‌های دست پیدا می‌کنید. برای مثال می‌توانید برچسب‌هایی با کارکردهای اختصاصی را تعریف نمایید. آنطور که مایکروسافت می‌گوید: وقتی ایمیلیی برای یک ایمیل یا سند در نظر گرفته می‌شود (به صورت خودکار یا از سوی خود کاربر)، محتوای آن ایمیل نیز براساس تنظیماتی که شما تعیین کرده‌اید ذخیره‌سازی و نگهداری می‌شود. برای نمونه می‌توانید برچسب‌هایی را ایجاد نمایید که محتوا را برای مدت زمان مشخصی ذخیره می‌کنند یا زمانی که از حد معینی گذشت، آنها را دیلیت می‌نمایند.

 

بخشی به نام Data Loss Prevention این اطمینان را به شما می‌دهد دادده‌های حساس‌تان تنها با برخی کاربران تایید شده به اشتراک گذاشته میشوند و از این چهارچوب خارج نمی‌شوند. آیا می‌دانستید می‌توانید روی جریان دیتای Exchange Server  نوعی نرم‌افزار ضد بدافزار به کار ببرید تا در صورتی که اتفاق ناخواسته‌ای رخ داد نوتیفیکیشن یا اعلان هشدار دریافت نمایید.

اما در مواردی که به دنبال محتوایی خاصی درون ایمیل‌ها، اسناد، اسکایپ یا دیگر مراودات سازمانی خود باشید می‌توانید از قابلیتی به نام Content Search استفاده نمایید که به شما امکان می‌دهد به سادگی از محتوای دلخواه‌تان اطلاع پیدا کنید.

 

۷- قابلیت‌های دیگر را نادیده نگیرید

در انتها باید اشاره کنیم که با دریافت اشتراک آفیس ۳۶۵ برخی امکانات و قابلیت‌های اضافه دیگر علاوه بر موارد یاد شده نیز در اختیارتان قرار می‌گیرد. البته امکانات زیاد هستند اما ما در این بخش به برخی از مهم‌ترینشان اشاره خواهیم کرد.

در ابتدا بهتر است از Sway بگوییم که ایجاد و اشتراک‌گذاری فایل‌های ارائه، گزارش های تعاملی، ‌استوری‌ها و مواردی از این دست را برایتان فراهم می‌کند. این اپلیکیشن تحت وب است و سرعت استفاده از آن نیز بالاست. طیف وسیعی از تمپلیت‌های جالب نیز برای آن در نظر گرفته شده که می‌توانید از میان گزینه‌ها یکی را انتخاب نمایید و جالب آنکه انتخاب و استفاده از آنها محدودیت‌هایی که ممکن بود در زمان کار با ورد یا پاوردپوینت داشته باشید را ندارند. برای نمونه اگر بخواهید از Sway برای تهیه رزومه استفاده نمایید یک قالب مرتب و بسیار خوب را در اختیارتان قرار می‌دهد و تنها کاری که باید انجام دهید اضافه کردن محتوا به آن است.

 

Planner یک ابزار ساده برای برنامه‌ریزی و مدیریت است که به شما امکان می‌دهد مجموعه‌ای از اطلاعات را سازماندهی کنید و یک پروژه جدید بسازید، کاربرانی را به آن اضافه نمایید و بعد امکانی را برایشان فراهم کنید که به ابزارهای محتوایی و گزارش‌دهی دسترسی داشته باشند. البته باید اشاره کنیم که پلنر یک ابزار مدیریت پروژه تمام عیار نیست و در مقابل مکانی ساده و برای تفکر در مورد پروژه‌هاست که به همفکری‌های گروهی شما سازمان می‌دهد.

 

Delve یکی دیگر از ابزارهای آفیس ۳۶۵ است که اغلب مردم در مورد آن اطلاعاتی ندارند و به شما امکان می‌دهد محیط‌های کاری ایجاد سند و اشتراک‌گذاری اطلاعات را بسازید و هدفش متصل کردن کارکنان مختلف یک سازمان به هم است. Delve یکی از ابزارهایی است که در اسلایدهای پاورپوینت نمایی زیبا دارد اما در نگاه نخست این سوال را در ذهن شما ایجاد می‌کند که در فضای سازمانی چگونه باید از آن استفاده نمایید.

در ادامه به ابزار توسعه اپلیکیشن PowerApps می‌رسیم که به افراد عادی غیرتوسعه‌دهنده امکان می‌دهد اطلاعات را از بخش‌های مختلف دریافت کرده و آن را در قالب یک پکیج در اختیار کاربران قرار دهند. این ابزار برای توسعه از سرعت عمل بالایی برخوردار است که به هیچ تجربه کدنویسی نیاز ندارد و دیتا را در اختیار کاربران موبایلی اندروید و iOS قرار می‌دهد. این ابزار می‌تواند دیتا را از منابع مختلفی دریافت نماید که از آن جمله می‌توان به دراپ‌باکس، وان درایو و شرپوینت اشاره نمود.

Flow ابزاری است که به شما امکان می‌دهد جریان‌های کاری‌تان را با متصل کردن بخشی‌های مختلف از شرپوینت، آفیس، وان‌درایو و دراپ‌باکس به صورت خودکار در آورید. در مواردی که جریان کار شما پیچیده باشد از گام‌های متعددی تشکیل خواهد شد و حتی می‌تواند با اتصال به منابع SQL-Server از دیتای آنها نیز استفاده نماید. برای استفاده از این ابزار نیز تمپلیت‌های مختلفی برایتان در نظر گرفته شده. مثلا یکی از آنها توییت‌هایی که حاوی یک هشتگ خاص باشند را ذخیره می‌کند  و دیگری فایل‌های جدید موجود در دراپ‌باکس را روی فولدری درون وان درایو ذخیره‌سازی می‌کند. هشتگ‌ دیگر می‌تواند پیام‌های ثبت شده شما روی وال فیسبوک را تحت نظر بگیرد و مواد خاص را در یک صفحه گسترده ذخیره‌سازی نماید.

معایب چیست؟ به نظر می‌آید که تقریبا هیچکس اطلاعاتی در مورد Flow ندارد که می‌تواند به خاطر نوعی رابطه علت و معلولی باشد؛ برخی کاربران از وجود باگ‌های مختلف در این نرم‌افزار گرفته‌اند که باعث کندی عملکرد آن شده  به همین خاطر ترجیح‌شان این است که از ابزارهای ارائه شده برای مصرف کنندگان نهایی از جمله  IFTTT بهره بگیرند.

اما IFTTTT برای خودکارسازی فرایندهای منزل طراحی شده، در حالی که Flow بیشتر کسب و کار محور است و به مجوعه‌ای از ابزارهای مرتبط در این زمینه دسترسی دارد که از آن جمله می‌توان به SlaesForce اشاره نمود. با این حال اگر ابزار مورد نیاز شما هنوز در این مجموعه وجود ندارد باید بدانید که می‌توانید با استفاده از درخواست‌های REST محور در ابزار Cusom API آنها را توسعه دهید. بنابراین می‌توان اینطور گفت که امکانات این نرم‌افزار برای کسب و کارها زیاد است و وقت اندک.

 

و البته باید اضافه کنیم این همان مشکلی است که در تمامی بخش‌های آفیس ۳۶۵ به چشم می‌خورد. اگر این نسخه از آفیس ۳۶۵ را با نسخه‌ای که در دهه ۱۹۹۰ میلادی ارائه شد مقایسه کنید آنگاه متوجه خواهید شد که امکانات نسخه امروزی ابدا با نسخه یاد شده قابل قیاس نیست. آفیس ۳۶۵ که امروز در اختیار داریم به صورت همزمان از سیستم‌های دسکتاپی، سروری، کلاود و موبایلی پشتیبانی می‌کند و با قیمتی معقول در اختیار علاقمندان قرار می‌گیرد. امروز تا ۵ کاربر مختلف می‌توانند با مبلغی در حدود یک دهم تعرفه تعیین شده در آن سال‌ها از کل امکانات آفیس بهره بگیرد.

پست های مرتبط
Mac خود را تقویت کنید (قسمت دوم)
Mac خود را تقویت کنید (قسمت دوم)

اپلیکیشن‌های توکار خود Apple کاملا عملیاتی هستند و کارشان را

انیمیشن‌های After Effects را به HTML5 اکسپورت کنید
انیمیشن‌های After Effects را به HTML5 اکسپورت کنید

Martin O’Dea از Hangry Sandwich شما را به استفاده از Bodymovin،

درون ذهن یک تصویرگر چه می‌گذرد
درون ذهن یک تصویرگر چه می‌گذرد

سال 2017، دهمین سال کار من به عنوان یک طراح و تصویرگر است. برای

10 قانون برای صفحه‌بندی بهتر صفحات وب
10 قانون برای صفحه‌بندی بهتر صفحات وب

95 درصد از طراحی وب را صفحه‌بندی یا تایپوگرافی تشکیل می‌دهد

KODI: همه چیز را استریم کنید
KODI: همه چیز را استریم کنید

Kodi بنا به دلایل موجه، محبوب‌ترین سیستم پخش رسانه در جهان به

Mac خود را تقویت کنید (قسمت اول)
Mac خود را تقویت کنید (قسمت اول)

(قسمت اول) فرقی نمی‌کند چطور از Mac خوداستفاده می‌کنید؛ ما در این

دیدگاه ها
دیدگاه جدید